Ochrona danych
Przetwarzanie danych kandydatów zgodnie z RODO: praktyczna checklista rekrutera
Praktyczne zasady ochrony danych dla CV, notatek z rozmów kwalifikacyjnych i baz talentów — napisane z myślą o zespołach rekrutacyjnych, a nie prawnikach.
27 marca 2026 · 6 min czytania
CV jest danymi osobowymi od chwili wpłynięcia
Każde CV, notatka z rozmowy, wynik oceny i referencja zawierają dane osobowe. Obowiązki zaczynają się w momencie zbierania danych, a nie ich przechowywania — co oznacza, że sposób proszenia o informacje ma równie duże znaczenie, jak miejsce ich przechowywania.
Zbierajcie Państwo wyłącznie to, co jest niezbędne do podjęcia decyzji. Data urodzenia, stan cywilny, zdjęcia i narodowość rzadko są potrzebne do oceny kompetencji, a ich zbieranie tworzy ryzyko bez poprawy jakości rekrutacji.
Bądźcie precyzyjni co do celu i okresu przechowywania
Poinformujcie Państwo kandydatów, do czego dane będą wykorzystywane, komu zostaną udostępnione i jak długo będą przechowywane. Ogólnikowe stwierdzenia o przechowywaniu CV „w aktach” nie wystarczą; podajcie konkretny okres i go dotrzymujcie.
Jeśli chcą Państwo zachować kandydata w bazie talentów poza bieżącym procesem, poproście o odrębną zgodę i odnotujcie odpowiedź. Zgoda zebrana na potrzeby jednego wakatu nie obowiązuje bezterminowo.
Kontrolujcie, kto widzi jakie dane
Udostępniajcie Państwo materiały kandydata osobom zaangażowanym w decyzję, a nie całemu działowi. Unikajcie przekazywania CV przez prywatne konta pocztowe lub niezarządzane skrzynki grupowe i odbierajcie dostęp osobom, które opuszczają komisję rekrutacyjną.
Notatki z rozmów podlegają ujawnieniu. Piszcie je Państwo tak, jakby kandydat mógł je przeczytać — rzeczowo, w związku ze stanowiskiem i bez komentarzy dotyczących cech prawnie chronionych.
Wprowadźcie rzeczywiście działającą procedurę usuwania danych
Ustalcie okres przechowywania, ustawcie cykliczne przypomnienie i usuwajcie dane ze wszystkich miejsc, w których się znajdują — systemu ATS, dysków współdzielonych, załączników e-mail i wszelkich arkuszy używanych do śledzenia procesu.
Bądźcie gotowi odpowiedzieć na wnioski o dostęp i usunięcie danych w ustawowym terminie. To wiedza o tym, gdzie znajdują się dane kandydatów, umożliwia sprawną realizację tego obowiązku.
Ten artykuł zawiera ogólne informacje, a nie poradę prawną. Przepisy prawa pracy różnią się w zależności od państwa członkowskiego UE — szczegóły ustalamy z Państwem przed każdym zatrudnieniem.