Datenschutz
Umgang mit Bewerberdaten nach DSGVO: eine praktische Checkliste für Recruiter:innen
Praktische Datenschutzgewohnheiten für Lebensläufe, Interviewnotizen und Talentpools – geschrieben für Recruiting-Teams, nicht für Jurist:innen.
27. März 2026 · 6 Min. Lesezeit
Ein Lebenslauf ist ab dem Eingang personenbezogene Daten
Jeder Lebenslauf, jede Interviewnotiz, jede Bewertung und jede Referenz enthält personenbezogene Daten. Die Pflichten beginnen bei der Erhebung, nicht bei der Speicherung – das heißt, wie Sie nach Informationen fragen, ist ebenso wichtig wie wo Sie sie aufbewahren.
Erheben Sie nur, was für die Entscheidung nötig ist – nicht mehr. Geburtsdatum, Familienstand, Fotos und Staatsangehörigkeit sind für die Beurteilung der Eignung selten erforderlich und schaffen Risiko, ohne die Einstellungsqualität zu verbessern.
Zweck und Aufbewahrungsdauer klar benennen
Teilen Sie Kandidat:innen mit, wofür die Daten verwendet werden, mit wem sie geteilt werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Vage Formulierungen wie das Aufbewahren eines Lebenslaufs 'in den Akten' reichen nicht aus; nennen Sie eine Frist und halten Sie diese ein.
Wenn Sie eine Kandidatin oder einen Kandidaten über die aktuelle Rolle hinaus in einem Talentpool behalten möchten, fragen Sie gesondert nach und dokumentieren Sie die Antwort. Eine für eine Vakanz erteilte Einwilligung gilt nicht unbegrenzt weiter.
Kontrollieren, wer was sehen kann
Teilen Sie Bewerberunterlagen nur mit den an der Entscheidung Beteiligten, nicht mit der gesamten Abteilung. Vermeiden Sie die Weiterleitung von Lebensläufen über private Konten oder unverwaltete Gruppenpostfächer, und entziehen Sie den Zugriff, sobald jemand aus dem Panel ausscheidet.
Interviewnotizen sind offenlegungspflichtig. Schreiben Sie sie so, als könnte die Kandidatin bzw. der Kandidat sie lesen – sachlich, arbeitsbezogen und frei von Kommentaren zu geschützten Merkmalen.
Eine tatsächlich funktionierende Löschroutine einführen
Legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest, richten Sie eine wiederkehrende Erinnerung dafür ein und löschen Sie die Daten an jedem Ort, an dem sie liegen – Bewerbermanagementsystem, gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Anhänge und alle für die Nachverfolgung genutzten Tabellen.
Seien Sie bereit, Zugriffs- und Löschanfragen innerhalb der gesetzlichen Frist zu beantworten. Zu wissen, wo Bewerberdaten liegen, ist die Voraussetzung dafür.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Beschäftigungsvorschriften unterscheiden sich je EU-Mitgliedstaat – wir klären die Details mit Ihnen vor jeder Einstellung.