Gegevensbescherming
Omgaan met kandidaatgegevens onder de AVG: een werkchecklist voor recruiters
Praktische gegevensbeschermingsgewoonten voor cv's, interviewnotities en talentpools — geschreven voor wervingsteams, niet voor juristen.
27 maart 2026 · 6 min. leestijd
Een cv is persoonsgegevens vanaf het moment dat het binnenkomt
Elk cv, elke interviewnotitie, elke beoordelingsscore en elke referentie bevat persoonsgegevens. De verplichtingen beginnen bij het verzamelen, niet bij de opslag — wat betekent dat de manier waarop u om informatie vraagt net zo belangrijk is als waar u die bewaart.
Verzamel wat de beslissing nodig heeft, en niet meer. Geboortedatum, burgerlijke staat, foto's en nationaliteit zijn zelden nodig om capaciteiten te beoordelen, en het verzamelen ervan creëert risico zonder de aanwerving te verbeteren.
Wees specifiek over doel en bewaartermijn
Vertel kandidaten waarvoor de gegevens worden gebruikt, met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard. Vage uitspraken over het 'bewaren' van een cv zijn niet voldoende; geef een termijn en houd u eraan.
Als u een kandidaat langer dan de huidige rol in een talentpool wilt houden, vraag dit apart en leg het antwoord vast. Toestemming die voor één vacature is gegeven, geldt niet automatisch voor onbepaalde tijd.
Bepaal wie wat mag zien
Deel kandidaatdossiers met de mensen die bij de beslissing betrokken zijn, niet met de hele afdeling. Vermijd het doorsturen van cv's via privéaccounts of onbeheerde groepsmailboxen, en trek toegang in wanneer iemand het panel verlaat.
Interviewnotities zijn opvraagbaar. Schrijf ze alsof de kandidaat ze kan lezen — feitelijk, functiegerelateerd en vrij van opmerkingen over beschermde kenmerken.
Zorg voor een verwijderingsroutine die daadwerkelijk werkt
Stel een bewaartermijn vast, zet er een terugkerende herinnering op, en verwijder de gegevens op elke plek waar ze bestaan — het applicant tracking system, gedeelde schijven, e-mailbijlagen en eventuele spreadsheets die voor het volgen worden gebruikt.
Wees voorbereid om binnen de wettelijke termijn te reageren op inzage- en verwijderingsverzoeken. Vooraf weten waar kandidaatgegevens zich bevinden, maakt dat mogelijk.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Arbeidsregels verschillen per EU-lidstaat — wij bepalen de specifieke situatie samen met u voordat er wordt aangenomen.